Política de grabación de meetings

La captura de meetings en KB2B se hace desde KB2B Desktop, una aplicación que se ejecuta en tu propio equipo (macOS hoy; Windows próximamente). No metemos ningún bot en la sala: no aparece un participante extra ni en Zoom, ni en Google Meet, ni en Microsoft Teams. El audio se captura localmente desde tu Mac mientras tú estás en la llamada.

Al terminar el meeting, la app envía el audio a nuestro proveedor de grabación (Recall.ai, UE) para su transcripción; nuestro backend extrae después los facts del transcript y lo ingesta al Knowledge POT de tu workspace. Las citas que aparecen en el chat enlazan al minuto exacto del meeting.

Nuestra infraestructura principal y el almacenamiento y procesamiento de datos corren en la Unión Europea: la aplicación sobre Fly.io en Frankfurt (fra) y los datos sobre AWS eu-central-1 (bases de datos, ficheros, colas), con el índice vectorial en Pinecone eu-central-1. La captura y transcripción de meetings corre sobre Recall.ai en la Unión Europea (Frankfurt, eu-central-1), y las analíticas de producto sobre la nube UE de PostHog. El procesamiento LLM (OpenAI, Anthropic) se realiza en Estados Unidos bajo sus términos comerciales de API. Nota transitoria: los backups congelados en EE.UU. de la migración están programados para eliminarse en los 14 días posteriores al cutover (2 de agosto de 2026).

• Audio del meeting: la copia del proveedor de grabación (Recall.ai, UE) se borra automáticamente a las 168 horas (7 días) — e inmediatamente al borrar el meeting. KB2B guarda una copia archivada en su propio storage mientras exista el meeting; al borrarlo, se borra también.
• Transcripción cruda: la guardamos dentro de KB2B mientras exista el meeting; al borrarlo, se borra también.
• Facts extraídos al POT: se conservan mientras exista el POT — son el knowledge base construido, no la grabación. Se eliminan al borrar el meeting.
• Metadata del meeting (título, fecha, asistentes, duración): se conserva por workspace, eliminable desde la tab Meetings.

Sólo los miembros del workspace pueden consultar las transcripciones y los facts extraídos. No compartimos datos con terceros fuera de los subencargados que operan el servicio: la infraestructura descrita arriba y los proveedores de IA que usamos para transcripción y extracción de facts. Por sus términos comerciales de API, estos proveedores no entrenan sus modelos con tus datos; pueden retener los inputs de API durante un periodo limitado para monitorización de abuso.

Es responsabilidad del usuario — tal como lo sería con una grabadora convencional o con cualquier otro note-taker (Granola, Otter, Fathom) — informar a los participantes del meeting que la conversación está siendo grabada y transcrita.

Varias jurisdicciones exigen consentimiento explícito de ambas partes (California CIPA, varios estados de EE.UU., GDPR en la UE dependiendo del contexto). Antes del launch público vamos a añadir plantillas de aviso por jurisdicción; mientras tanto recomendamos un mensaje claro al inicio del meeting:

“Este meeting se está grabando y transcribiendo con fines de knowledge management interno. Si alguien prefiere que pause la grabación, avíseme.”

• Detener la grabación: desde KB2B Desktop puedes parar la captura en cualquier momento. El audio capturado hasta ese momento sí se procesa (se transcribe y se convierte en facts) — si no quieres que quede registrado, borra el meeting después (siguiente punto).
• Borrar el meeting después: desde la pestaña Meetings puedes borrar un meeting ya procesado cuando quieras. Esto elimina de forma permanente la transcripción y todos los facts extraídos (incluidos sus embeddings de búsqueda) de tu knowledge base, la copia archivada del audio y la transcripción cruda de nuestro storage, y la copia del proveedor en Recall.ai. Los datos borrados desaparecen también de nuestros backups a medida que expiran, en 35 días como máximo.

Dudas o reclamos: contact@scipot.ai.