Política de grabación de meetings

La captura de meetings en KB2B se hace desde KB2B Desktop, una aplicación que se ejecuta en tu propio equipo (macOS hoy; Windows próximamente). No metemos ningún bot en la sala: no aparece un participante extra ni en Zoom, ni en Google Meet, ni en Microsoft Teams. El audio se captura localmente desde tu Mac mientras tú estás en la llamada.

Al terminar el meeting, la app envía el audio a nuestro backend para transcripción y extracción de facts. El transcript se ingesta al Knowledge POT de tu workspace. Las citas que aparecen en el chat enlazan al minuto exacto del meeting.

Toda la infraestructura corre sobre AWS, con buckets y bases de datos alojados en regiones de la Unión Europea (eu-west-1, Irlanda). Tus datos no salen del territorio europeo.

• Audio del meeting: lo guardamos dentro de KB2B sin fecha de caducidad — sólo se borra cuando tú lo borras.
• Transcripción cruda: la guardamos dentro de KB2B sin fecha de caducidad — sólo se borra cuando tú la borras.
• Facts extraídos al POT: permanentes mientras exista el POT — son el knowledge base construido, no la grabación.
• Metadata del meeting (título, fecha, asistentes, duración): permanente por workspace, eliminable desde la tab Meetings.

Sólo los miembros del workspace pueden consultar las transcripciones y los facts extraídos. No compartimos datos con terceros fuera de la infraestructura AWS en EU descrita arriba y los proveedores de IA que usamos para la extracción de facts — en estos últimos los datos se procesan en memoria y no se retienen para entrenamiento.

Es responsabilidad del usuario — tal como lo sería con una grabadora convencional o con cualquier otro note-taker (Granola, Otter, Fathom) — informar a los participantes del meeting que la conversación está siendo grabada y transcrita.

Varias jurisdicciones exigen consentimiento explícito de ambas partes (California CIPA, varios estados de EE.UU., GDPR en la UE dependiendo del contexto). Antes del launch público vamos a añadir plantillas de aviso por jurisdicción; mientras tanto recomendamos un mensaje claro al inicio del meeting:

“Este meeting se está grabando y transcribiendo con fines de knowledge management interno. Si alguien prefiere que pause la grabación, avíseme.”

• Detener la grabación: desde KB2B Desktop puedes parar la captura en cualquier momento. Si la detienes antes de que termine el meeting, ese meeting no se procesa.
• Borrar el meeting después: desde la pestaña Meetings puedes borrar un meeting ya procesado cuando quieras. El audio, la transcripción y todos los facts extraídos se eliminan automáticamente.

Dudas o reclamos: contact@scipot.ai.