Política de gravació de meetings

La captura de meetings a KB2B es fa des de KB2B Desktop, una aplicació que s'executa al teu propi equip (macOS avui; Windows aviat). No fiquem cap bot a la sala: no apareix un participant extra ni a Zoom, ni a Google Meet, ni a Microsoft Teams. L'àudio es captura localment des del teu Mac mentre tu ets a la trucada.

En acabar el meeting, l'app envia l'àudio al nostre proveïdor de gravació (Recall.ai, UE) per a la seva transcripció; el nostre backend extreu després els facts del transcript i l'ingereix al Knowledge POT del teu workspace. Les cites que apareixen al xat enllacen al minut exacte del meeting.

La nostra infraestructura principal i l'emmagatzematge i processament de dades corren a la Unió Europea: l'aplicació sobre Fly.io a Frankfurt (fra) i les dades sobre AWS eu-central-1 (bases de dades, fitxers, cues), amb l'índex vectorial a Pinecone eu-central-1. La captura i transcripció de meetings corre sobre Recall.ai a la Unió Europea (Frankfurt, eu-central-1), i les analítiques de producte sobre el núvol UE de PostHog. El processament LLM (OpenAI, Anthropic) es fa als Estats Units sota els seus termes comercials d'API. Nota transitòria: els backups congelats als EUA de la migració estan programats per eliminar-se en els 14 dies posteriors al cutover (2 d'agost de 2026).

• Àudio del meeting: la còpia del proveïdor de gravació (Recall.ai, UE) s'esborra automàticament a les 168 hores (7 dies) — i immediatament en esborrar el meeting. KB2B guarda una còpia arxivada al seu propi storage mentre existeixi el meeting; en esborrar-lo, s'esborra també.
• Transcripció crua: la guardem dins de KB2B mentre existeixi el meeting; en esborrar-lo, s'esborra també.
• Facts extrets al POT: es conserven mentre existeixi el POT — són el knowledge base construït, no la gravació. S'eliminen en esborrar el meeting.
• Metadata del meeting (títol, data, assistents, durada): es conserva per workspace, eliminable des de la pestanya Meetings.

Només els membres del workspace poden consultar les transcripcions i els facts extrets. No compartim dades amb tercers fora dels subencarregats que operen el servei: la infraestructura descrita a dalt i els proveïdors d'IA que fem servir per a transcripció i extracció de facts. Pels seus termes comercials d'API, aquests proveïdors no entrenen els seus models amb les teves dades; poden retenir els inputs d'API durant un període limitat per a monitorització d'abús.

És responsabilitat de l'usuari — tal com ho seria amb una gravadora convencional o amb qualsevol altre note-taker (Granola, Otter, Fathom) — informar els participants del meeting que la conversa s'està gravant i transcrivint.

Diverses jurisdiccions exigeixen consentiment explícit de totes dues parts (California CIPA, diversos estats dels EUA, GDPR a la UE depenent del context). Abans del launch públic afegirem plantilles d'avís per jurisdicció; mentrestant recomanem un missatge clar a l'inici del meeting:

“Aquest meeting s'està gravant i transcrivint amb finalitats de knowledge management intern. Si algú prefereix que pausi la gravació, que m'avisi.”

• Aturar la gravació: des de KB2B Desktop pots parar la captura en qualsevol moment. L'àudio capturat fins a aquell moment sí que es processa (es transcriu i es converteix en facts) — si no vols que quedi registrat, esborra el meeting després (següent punt).
• Esborrar el meeting després: des de la pestanya Meetings pots esborrar un meeting ja processat quan vulguis. Això elimina de manera permanent la transcripció i tots els facts extrets (incloent-hi els seus embeddings de cerca) del teu knowledge base, la còpia arxivada de l'àudio i la transcripció crua del nostre storage, i la còpia del proveïdor a Recall.ai. Les dades esborrades desapareixen també dels nostres backups a mesura que expiren, en 35 dies com a màxim.

Dubtes o reclamacions: contact@scipot.ai.